Tellerrand

Zeitmanagement: Diese Grundlagen helfen Ihnen im Arbeitsalltag

Winter 2017/18
Das Zeitmanagement stellt für viele Menschen eine der größten Herausforderungen der modernen Arbeitswelt dar. Auch für Sie? Diese Fakten helfen Ihnen, sie zu meistern.
 

Zeitmanagement ist typabhängig

Im Zeitmanagement unterscheidet man zwischen zwei Typen: Bei dem ersten ist die linke Gehirnhälfte stärker ausgeprägt, was ihn überwiegend analytisch und systematisch denken lässt. Dieser Zeittyp verlässt sich vor allem auf Fakten und Zahlen (monochroner Zeittyp). Der andere Typ definiert sich durch eine dominante rechte Gehirnhälfte und wird gerne als kreativ-chaotisch beschrieben. Ihn zeichnen vor allem Ideenreichtum, Spontanität und Gefühle aus (polychroner Zeittyp).
 
Sie merken also schon jetzt, dass es keine allgemeingültigen Regeln für jeden Mitarbeiter geben kann. Es gibt noch nicht einmal einen besseren oder schlechteren Zeittypus. Für die Zusammenstellung von Teams sollte man idealerweise sogar darauf achten, dass beide Zeittypen vertreten sind. Die Stärke monochroner Menschen liegt in ihrem Durchhaltevermögen und ihrer strukturierten Arbeitsweise. Polychrone Menschen bringen dafür ihre Spontanität und Entscheidungsfreude ein, die insbesondere bei unerwartet auftretenden Problemfällen eine schnelle Lösung ermöglichen.
 
Meist ist man selbst eine Mischform beider Typen. Welcher Typ dabei stärker ausgeprägt ist, wird vor allem durch den eigenen Alltag und dessen Planbarkeit beeinflusst.

Planung ist das A und O

Führen Sie einen Kalender für fixe Termine und To-do-Listen für kurzfristige Erledigungen. Die sogenannte ALPEN-Zeitmanagement-Methode steigert hier Ihre Effizienz und mindert das Frustrationspotential.
 
A – Aufgaben zusammenstellen (und am besten aufschreiben)
L – Länge der Tätigkeiten schätzen
P – Pufferzeiten einplanen
E – Entscheidung, welche Priorität die Aufgaben aufweisen
N – Nachkontrolle, ob die Planung aufging 
 
Für wiederkehrende Aufgaben eignen sich Checklisten. Feste Arbeitsblöcke erleichtern es Ihnen zudem, eine Aufgabe konsequent zu erledigen.
 

Die Alpen-Methode

ALPEN-Methode

Zielsetzung im Zeitmanagement

An Motivation mangelt es jedem einmal. Ziele sind wichtig, damit Sie immer wieder die Motivation und Disziplin finden Ihrem Zeitplan zu folgen. Die gewonnene Zeit dann für persönliche Bedürfnisse einzusetzen, steigert Ihre Zufriedenheit und das persönliche Glück. Durch den Ausgleich zur Arbeit sammeln Sie neue Kräfte und stärken Ihr Durchhaltevermögen im Zeitmanagement.
 

Das Pareto-Prinzip

Das Prinzip ist einfach erklärt: Es besagt, dass 80 % der angestrebten Ergebnisse einer Handlung mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden. Möchte man die letzten 20 % auch noch erreichen, muss man dagegen 80 % des Gesamtaufwandes investieren. Die letzten Meter erfordern also die meiste Zeit und Arbeit. Auf das Zeitmanagement übertragen, lassen sich also mit 20 % der gesamten Bemühungen meist 80 % der Aufgaben erledigen. Das heißt jedoch im Umkehrschluss nicht, dass Sie bei allen Aufgaben die letzten 20 % unbearbeitet lassen können. Aufgaben jedoch, die eine sehr geringe oder sogar überhaupt keine Auswirkung auf den Erfolg haben, aber gleichzeitig viel Zeit beanspruchen, können so eliminiert oder zumindest hinten angestellt werden. Das Pareto-Prinzip hilft Ihnen dabei, Prioritäten zu setzen und die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit effektiver zu nutzen. Außerdem bleibt Ihnen mehr Energie, innovative Lösungen zu finden, um auch die eher mühsamen verbleibenden 20 % der zu erledigenden Aufgaben zu meistern.
 
Auch im Pareto-Prinzip ist die Planung der Erfolgsfaktor. Schreiben Sie sich Ihre Aufgaben auf und verteilen Sie anschließend Prioritäten. So wird sichtbar, welche der Aufgaben einen großen Einfluss auf den Erfolg haben und welche wiederum überflüssig oder mühselig erscheinen. Erledigen Sie außerdem zuerst die Aufgaben, die Sie Erfolg haben lassen, verschafft Ihnen das neue Motivation, auch die unliebsamen Aufgaben anzugehen.
 

Das Pareto-Prinzip

Pareto-Prinzip

Polychroner Zeittyp

Polychroner Zeittyp

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