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Schnell, intuitiv, innovativ - die digitalen Tools der internen Kommunikation

Sommer 2019

Die Weiten des Internets und seine Geschwindigkeit sind für uns kaum noch begreifbar. So hat die vernetzte Datenwelt auch unsere Anforderungen an die moderne Kommunikation verändert. Schneller, intuitiver, innovativer – so soll die Kommunikation im Arbeitsalltag aussehen. E-Mail? Fehlanzeige. An ihre Stelle sind längst Kommunikationstools getreten, die die Vorteile unserer digitalisierten Welt vereinen. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen daher sieben beliebte Tools der internen Kommunikation vor.

Drei Top-Gründe für Kommunikationstools anstelle von E-Mails

Sie kennen dieses Szenario sicher: Ein bereits überfülltes Postfach, ein Meeting nach dem anderen und immer wieder erreichen Sie neue E-Mails. Die darin vermerkten To-dos sind schon wieder aus Ihrem Kopf verschwunden, noch ehe Sie die Nachricht zu Ende gelesen haben. Sich dabei noch zu merken, welche E-Mail welchem Projekt zuzuordnen ist und was davon Priorität hat, scheint nur mit besonderem Organisationstalent möglich – oder mit der richtigen Kommunikationssoftware.

 

Zunehmende Flexibilität

Interne Kommunikationstools ermöglichen es, die Arbeitsprozesse Ihrer Mitarbeiter flexibel zu gestalten. Diese können selbst entscheiden, wann und von wo aus sie auf Informationen zugreifen möchten. Gerade für Vertriebsmitarbeiter ist es enorm wichtig, aktuelle Informationen wie Produktneuheiten, Angebote oder Anfragen von überall aus abzurufen und sie gleich im direkten Kundenkontakt verwenden zu können.

Auch im Hinblick auf das Trendthema New Work ist Flexibilität sehr wichtig – denn es entstehen zunehmend flexible Arbeitsformen, wie die mobile Arbeit oder die Nutzung von Coworking-Spaces.

Nicht nur Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen im Homeoffice oder in Shared Spaces kommen die Tools zugute. Auch die wachsende Zahl der Cloud-Worker kann mithilfe der Kommunikationsplattformen problemlos am Firmengeschehen und an der Kommunikation teilnehmen.
 

Coworking-Spaces

Das Austauschen von Informationen innerhalb und außerhalb der Unternehmen wird durch die Kommunikationstools zum Kinderspiel.

 

Optimierung von Prozessen und Abstimmungen

Kommunikationstools tragen zum Aufbrechen fester Hierarchien in der internen Kommunikation bei, da sich Führungskräfte sowie Mitarbeiter auf einer Plattform gemeinsam austauschen. Durch diese informelle Kommunikation, z.B. via Chat, lassen sich Prozesse und Abstimmungen erheblich beschleunigen.

Auch der Informationsaustausch zwischen verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens oder sogar mit Kunden oder Partnern erfolgt mithilfe von onlinebasierten Lösungen deutlich schneller.

Die Einfachheit der Kommunikation führt zudem zu einer geminderten Hemmschwelle beim Teilen von Informationen, wodurch der Wissensfluss zwischen einzelnen Mitarbeitern verbessert und optimiert wird. Das Teilen eines interessanten Artikels ist in einer Chat-Nachricht schneller erledigt als in einer E-Mail.

 

Zeitersparnis und Spaß beim Teilen von News

Viele Tools bieten die Möglichkeit, verschiedene Themen-Channel einzurichten oder gezielt nach relevanten Informationen zu suchen. Dies spart Zeit und reduziert Frust bei den Mitarbeitern. Zusatzoptionen wie das Verteilen von Emojis für einzelne Nachrichten oder die Kommentarfunktion bringen außerdem Spaß in die Sache und gestalten die Kommunikation noch attraktiver.

Wenn Ihre Mitarbeiter mehr Flexibilität und mehr Spaß an der Arbeit verspüren, steigt auch der Grad der Beteiligung der Mitarbeiter und damit deren Loyalität und Wir-Gefühl.

Die untenstehende Grafik zeigt, welche digitalen Medien für die interne Kommunikation Mitarbeitern aktuell am wichtigsten sind.

Welches sind die wichtigsten digitalen Medien für Ihre interne Kommunikation?

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Quelle: EHI-Studie PR im Handel 2018

Entscheidung für oder gegen ein Kommunikationstool

Es gibt neben den vorgestellten Plattformen noch unzählige weitere Tools und Services, und alle verfolgen sie das Ziel, die interne Kommunikation im Unternehmen zu vereinfachen und flexibler zu gestalten. Bei der Entscheidung für oder gegen ein solches Tool sollten Sie überlegen, ob Sie weiterhin auf bestehende Apps und Tools oder auch E-Mails zurückgreifen wollen. Ist dies für Ihr Unternehmen wichtig, dann sollten Sie ein Tool wählen, das über die entsprechenden Integrationsmöglichkeiten verfügt (z. B. Jive). Geht es Ihnen aber darum, die Einführung schnell umzusetzen und einfach zu halten, und möchten Sie vorrangig die interne Kommunikation vereinfachen, dann ist möglicherweise z. B. Workplace by Facebook oder Slack die geeignete Wahl für Sie.

Wichtig für Ihre Entscheidung ist natürlich trotzdem, dass Sie auch auf die verschiedenen Risiken achten. Denn neben zahlreichen Vorteilen birgt die Nutzung von digitalen Kommunikationstools im Unternehmen auch gewisse Nachteile, die es zu beachten gilt. Wir geben Ihnen hier ein paar Beispiele dafür.
 

Schnelllebigkeit

Digitale Kommunikationstools tragen dank ihrer flexiblen Nutzungsmöglichkeit von jedem Ort aus zwar zur Verwirklichung des Arbeitsplatzes 4.0 bei, bringen jedoch auch einen Nachteil mit sich: die Verstärkung der Always-on-Kultur.

Während z. B. eine E-Mail zunächst einmal unbeantwortet im Postfach liegen bleiben kann, erzeugt eine Chatanfrage stärker den Drang, immer verfügbar sein zu müssen und sofort zu antworten. Dies ermöglicht zwar eine schnelle Klärung der Frage, aber der Zwang zur schnellen Beantwortung kann auch zu einer weniger durchdachten Antwort führen. Außerdem können nachrückende Chatnachrichten relevante Anfragen in den Hintergrund und ins Vergessen rücken. Diesen Nachteil teilt das Tool mit der klassischen E-Mail.
 

Ablenkung

Des Weiteren sorgen Gruppenchats zwar für einen schnellen Austausch zwischen mehreren Mitarbeitern auch ohne zeitintensive Meetings, aber gleichzeitig bergen sie die Gefahr von Ablenkung durch aufblinkende Fenster, die nicht immer für jeden relevant sind. Abhilfe lässt sich dann nur durch Deaktivierung der Benachrichtigung schaffen.
 

Sicherheit

Die Möglichkeit, dank der App von jedem Gerät und von überall aus auf wichtige Daten zuzugreifen, bedeutet auch, dass die Sicherheit der Daten etwa bei Verlust des Mobilgerätes stärker gefährdet ist.

Wohin geht der Trend?

Der Trend ist eindeutig: Immer mehr Unternehmen setzen auf onlinebasierte Kommunikationsplattformen und bewegen sich weg von der klassischen E-Mail. Der Gründer von Slack, Stewart Butterfield, sieht in diesem Zusammenhang das größte Potenzial in künstlicher Intelligenz. Diese soll zukünftig dazu beitragen, dass die Plattformen genau filtern, welche Informationen für welche Mitarbeiter relevant sind. Er nennt es den digitalen Agenten, „der jede einzelne Nachricht liest und dir dann empfiehlt, welchen Informationen du Beachtung schenken solltest“ (Butterfield, welt.de). Wann das möglich sein wird, ist zum jetzigen Zeitpunkt noch unklar. Aber ganz sicher dauert es nicht mehr lange.

Fazit

So schnell, wie das Internet arbeitet, so schnell verändert sich die interne Kommunikation. Mit Trends zu gehen, ist wichtig, um konkurrenzfähig zu bleiben. Und der Trend ist klar: weg von E-Mail und persönlichen Meetings, hin zu onlinebasierten Kommunikationsplattformen. Interessant ist dabei die Erkenntnis, dass die Digitalisierung inzwischen sogar schon ebenfalls digitale Produkte wie die E-Mail verändert und ablöst. Die Chancen stehen gut, eine für Sie passende Lösung zu finden – denn die Auswahl ist groß.

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Slack wird nach eigenen Angaben von mittlerweile rund neun Millionen Menschen weltweit genutzt und ist damit die aktuell beliebteste Kommunikationsplattform in Unternehmen.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick:

  • Flexibler Zugriff

Auf jedem Endgerät kann entweder per App oder Webbrowser auf die Funktionen des Tools zugegriffen werden – und damit auf verschiedene Kanäle, die nach Themen geordnet das Chatten und den Austausch von wichtigen Dateien ermöglichen.

  • Private und offene Channels

Benutzer können offene Kanäle für alle Benutzer oder private Kanäle für einzelne Gruppen einrichten.

  • Direkte Kommunikation

Sollte ein Thema nur zwei Personen betreffen, gibt es darüber hinaus noch die Möglichkeit der Direktnachricht.

  • Dateien teilen via Drag-and-Drop

Per Drag-and-Drop lassen sich ganz einfach Dateien inklusive Kommentar teilen bzw. verschicken.

  • Integrationen

Zusätzlich können Tools wie Dropbox, Twitter oder das Projektmanagement-Tool Asana in Slack integriert werden, wodurch die Informationen der einzelnen Apps an einer Stelle gebündelt werden – und zusätzlich wird das Durchsuchen aller vorhandenen Informationen ermöglicht.

  • Suchfunktion

Die interne Suche findet sowohl Nachrichten als auch Dateien – auch Suchworte innerhalb eines PDF-, Word- oder Google-Dokuments.

Die Kommunikationsplattform ist kostenlos nutzbar. Bei der Suche ist man allerdings auf die letzten 10.000 Nachrichten begrenzt. Zudem können nicht mehr als zehn Apps integriert werden. Für eine unbegrenzte Suche, unbegrenzt viele Apps, Gast-Accounts und Gruppenanrufe mit Bildschirmfreigabe gibt es eine Standardversion für 6,25 Euro/Monat pro aktivem Benutzer. Für 11,75 Euro erhalten Sie die Plus-Version, in der Sie z. B. zusätzlichen Service und die Möglichkeit, individuelle Zugriffsrechte zu vergeben, erhalten.

Der auf den ersten Blick gering erscheinende Preis kann jedoch auch sehr schnell in die Höhe steigen, gerade wenn Sie Slack in einem sehr großen Team einsetzen möchten. Das Kommunikationstool eignet sich demnach besonders für kleine bis mittelgroße Unternehmen oder Teams, die das Tool für ihre interne Kommunikation nutzen möchten.

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Microsoft Teams ist seit Juli 2018 als kostenfreie Desktop- und Smartphone-App für iOS und Android verfügbar. Die App stellt eine Alternative zu Slack dar.

Mit der kostenlosen Version können bis zu 300 Mitglieder einer Organisation in Chats oder via Direktnachrichten miteinander kommunizieren, Dokumente teilen und Meetings oder Videokonferenzen abhalten. Dafür stellt Microsoft zehn Gigabyte Speicherplatz für das Team und zwei Gigabyte pro Nutzer zur Verfügung. Anders als in Slack werden alle Chatverläufe auf unbegrenzte Zeit aufbewahrt. Ebenfalls unbegrenzt ist die Anzahl der einbindbaren Apps. Bei Bedarf lassen sich zusätzlich Gastzugänge für externe User einrichten. Auch das ist ein Vorteil gegenüber Slack. So haben Unternehmen die Möglichkeit, auch mit Partnern oder Kunden direkt zu kommunizieren, ohne dabei mehr bezahlen zu müssen.

Der Nachteil der kostenfreien Variante ist, dass sich Word und Co. nur in den Web-Varianten und nicht in der Desktopversion einbinden lassen. Weiteres Mankos von Microsoft Teams sind die langatmige Einrichtung und die Datenflut. Denn neben den zahlreichen Voreinstellungen erfordert das Programm zur Einrichtung auch einige persönliche Daten, unter anderem Kreditkarten-Infos und die Telefonnummer. Auch das Hinzufügen von Mitgliedern erfolgt nur über mehrere umständliche Schritte und Log-ins.

Wer die aufwändige Einrichtung nicht scheut, hauptsächlich in großen Teams arbeitet und Gäste in die Kommunikation einbinden möchte, für den ist dieses Tool sicher eine gute Alternative zu Slack.

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Bei Ryver handelt es sich um eine Kollaborationsplattform für Teams, die ebenfalls große Ähnlichkeit zu Slack besitzt. Wie bei Slack lassen sich sowohl private als auch öffentliche Chats einrichten. Das Tool bietet, wie auch andere Plattformen, die Möglichkeit, sowohl Mitarbeiter als auch Kunden und Lieferanten miteinander zu vernetzen. Der Unterschied zu Slack und Microsoft Teams ist, dass sich mit Ryver Unterhaltungen ohne Integration einer anderen Software in Aufgaben umwandeln lassen. Im Gegensatz zu Slack und Microsoft Teams verfügt Ryver außerdem über die Möglichkeit, Massenbenachrichtigungen und Aufgabenzuweisungen zu automatisieren. Dies spart viel Zeit. Ryver vereint im Prinzip drei Funktionen (Teamkommunikation, Aufgabenmanagement und Workflow-Automatisierung).

Nachteil dieses Tools ist der stolze Preis. Sie erhalten es ab 49 Dollar/Monat bis zu zwölf Nutzer (sowohl Mitarbeiter als auch Gäste). Erst ab 99 Dollar/Monat lassen sich unbegrenzt viele Nutzer und Gäste hinzufügen.

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Ursprünglich als Mikrobloggingdienst gestartet, lässt sich Yammer mittlerweile als ein soziales Netzwerk beschreiben, das eine starke Ähnlichkeit zu Facebook hat und das seit 2017 Teil der Microsoft Office 365 Suite ist. Somit kann es mit anderen Apps oder Programmen von Microsoft verknüpft werden – z. B. Word, Excel oder OneNote. Yammer dient dazu, die Teamarbeit effektiver zu gestalten, indem Neuigkeiten ausgetauscht, Ideen diskutiert, Dokumente geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Nach Projekten geordnete Konversationen ermöglichen den Wissensfluss auf der Kommunikationsplattform. Unterhaltungen sind ähnlich wie Feeds angeordnet, die bereits aus Facebook bekannt sind. Neben Mitarbeitern lassen sich auch Kunden und Lieferanten einbinden. Daher eignet sich das Tool besonders für Unternehmen, die neben der internen Kommunikation auch eine direkte Kommunikation zu ihren Lieferanten und Kunden pflegen möchten.

Anders als in Facebook lassen sich bereits veröffentlichte Beiträge jedoch nicht mehr bearbeiten. Dazu müssen diese komplett gelöscht und neu erstellt werden.

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Bei Workplace by Facebook handelt es sich um ein eigenes Netzwerk, das die Benutzeroberfläche von Facebook nutzt, aber nur für die Mitarbeiter des jeweiligen Unternehmens zugänglich ist. Größter Vorteil dieser Konstellation: Da die meisten Mitarbeiter auch privat Facebook nutzen, muss man das Tool nur einem kleinen Teil der Belegschaft näher erläutern, was in der Einführung viel Zeit spart.

Die Trennung von Beruf und Privatleben ist dabei schon eingebaut: Die Mitarbeiter legen bei Workplace einen eigenen Account an, der komplett von ihrem privaten Facebook getrennt ist – ohne gemeinsamen Newsfeed oder Messenger.

Über eine Arbeitsversion der Messenger-App können Textnachrichten verschickt und normale Anrufe sowie Videoanrufe getätigt werden, auch als Gruppe. Außerdem können, wie im normalen Facebook, Updates gepostet werden, die dann im News-Feed der einzelnen Mitarbeiter erscheinen. Zusätzlich kann man individuellen Gruppen beitreten.

Workplace by Facebook eignet sich für Unternehmen jeder Größe weltweit und verfolgt ebenfalls wie die anderen Plattformen, die hier vorgestellt werden, das Ziel, die Zusammenarbeit zu verbessern, die Unternehmenskultur zu stärken und eine interne sichere, schnelle und mobile Kommunikation sicherzustellen. Dies macht Workplace by Facebook zwar zu keiner Revolution in Sachen Kommunikationsplattformen, aber die Einfachheit ist definitiv ein großer Pluspunkt. Es ist außerdem komplett werbefrei und ohne Einschränkung beim Speicherplatz oder bei den Gruppen.

Nachteil dieses Tools ist jedoch, dass es im Gegensatz zum „öffentlichen“ Facebook kostenpflichtig ist.

  • 3 Dollar/Monat pro Nutzer (bis 1.000 Nutzer)
  • 2 Dollar/Monat pro Nutzer (bis 10.000 Nutzer)
  • 1 Dollar/Monat pro Nutzer (ab 10.000 Nutzern)

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Die Kommunikationsplattform Jive ist eine Social-Intranet-Software und bietet maßgeschneiderte Lösungen für bestimmte Funktionsbereiche an, etwa Personalmanagement und IT, oder auch für spezielle Branchen, unter anderem Healthcare und Regierungsorganisationen. Es verfügt über das interaktive Intranet „Jive-n“ und die Kunden- sowie Partnerplattform „Jive-x“. Es lassen sich problemlos andere Tools, Produkte und Services wie Salesforce, Microsoft Office 365, Outlook, Gmail, Google Drive, Facebook, Dropbox usw. integrieren, allerdings gegen Aufpreis.

Die Vorteile von Jive liegen im schnellen Finden von Informationen und in der einfachen Einrichtung. Der Unterschied zu anderen Tools besteht darin, dass Jive über eine bidirektionale Integration verfügt, was dafür sorgt, dass Sie weiterhin mit Ihren bevorzugten Tools arbeiten können, während Sie über Jive synchronisiert bleiben. Sie können außerdem eine 30-Tage-Testversion nutzen, um einen ersten Einblick zu erhalten.

Jive stellt Ihnen eine Anzahl an Basisfunktionen zur Verfügung und bietet Ihnen gleichzeitig die Möglichkeit, zusätzliche Funktionen dazuzubuchen. Es gibt allerdings keine offensichtlichen Preispakete. Interessenten müssen zunächst ein Formular mit ihren Anforderungen ausfüllen, um ein Angebot zu erhalten.

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Bei HumHub handelt es sich um eine Open-Source-Social-Network-Software für die interne Kommunikation. Sie kann auf dem eigenen Server gehostet werden und bietet die Möglichkeit, ein eigenes Social Network, Social Intranet oder eine komplette, an Ihre Anforderungen angepasste Social-Enterprise-Lösung zu erstellen. Das Aussehen orientiert sich in Teilen an Facebook und lässt sich als aufgeräumt-minimalistisch beschreiben.

Der Vorteil dieses kostenlosen Tools ist, dass Sie durch das Hosting auf dem eigenen Server die volle Kontrolle über Ihre Daten behalten. Der Nachteil ist, dass Sie Änderungen und Modifikationen an HumHub selbst veröffentlichen oder teilen müssen. Mit der Enterprise Edition entfällt diese Anforderung für 99 Euro/Monat. In der kostenpflichtigen Edition erhalten Sie außerdem die Möglichkeit, individuelle Kategorien zu erstellen, um Ihre Kommunikation in Niederlassungen, Abteilungen, Projekten, mit Kunden usw. zu organisieren.

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