Digital Workplace – die neue Art zu arbeiten

13.04.18 08:57 von Esther Gensrich

Digital WorkplaceIndustrie 4.0 gleich Arbeitsplatz 4.0? In der Theorie ja! Denn da sollte in zukunftsorientierten Unternehmen mit der digitalen Transformation auch der digitale Arbeitsplatz bereits angekommen sein. In der Praxis sieht das anders aus: Umfragen zeigen, dass erst jedes fünfte Unternehmen mit der systematischen Einrichtung sogenannter Digital Workplaces begonnen hat. Dabei steht der innovative Arbeitsplatz für Effektivität und damit Wettbewerbsfähigkeit. Letztere kann sogar gefährdet sein, wenn Unternehmen nicht bald mit der Digitalisierung der Arbeitsplätze beginnen. Doch was genau ist ein Digital Workplace, welche Vorteile bringt er mit sich und welche Rahmenbedingungen müssen Unternehmen für die Umsetzung schaffen?

Was bedeutet digitaler Arbeitsplatz?

Die Digitalisierung zahlreicher Prozesse ist in den meisten Unternehmen längst in vollem Gange. Dabei wird der Megatrend von 8 Säulen gestützt, über die Sie in meinen Beiträgen „Megatrend Digitalisierung – die große Unbekannte?“ und „Digitalisierungstrend – diese Begriffe sollten Sie kennen?“ mehr erfahren.

Diese Säulen stützen auch die neuste Entwicklung im digitalen Arbeitsalltag: dem digitalen Arbeitsplatz. Er beschreibt eine zentrale, vollständig digitalisierte Arbeitsplattform, die mobil und damit ortsunabhängig ist. Der digitale Arbeitsplatz kann so als ein weiterentwickeltes Intranet betrachtet werden, welches effektives und vernetztes Arbeiten der einzelnen Mitarbeiter ermöglicht.

Dies geschieht auf einer einheitlichen Oberfläche, die sowohl eine Arbeits- als auch Informationsplattform darstellt. Trotz der Einheitlichkeit kann die Oberfläche individuell an die Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter angepasst und mit den benötigten Informationen und Anwendungen ausgestattet werden.

Zu der Informationsbereitstellung muss der Digital Workplace auch den Informations- und Datenaustausch zwischen allen Mitarbeitern gewährleisten. Deshalb sind die genutzten Unternehmensanwendungen wie beispielsweise das Customer Relationship Management (CRM) oder das Enterprise Resource Planning (ERP) in die Arbeitsplattform integriert. Außerdem können Workflows auf den persönlichen Dashboards der Mitarbeiter erledigt werden. Die Abwicklung von Reisekosten- und Urlaubsanträgen ist dabei nur ein Beispiel für die zahlreichen Workflows, welche künftig auf diese Weise funktionieren.

Social Collaborations stellen einen weiteren wichtigen Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes dar. Integrierte Social-Media-Elemente erleichtern den Austausch und damit die Zusammenarbeit in Teams und Projekten. Dokumente und Daten können geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Und selbst Geschäftspartner oder Kunden lassen sich bei Bedarf in die Kommunikation integrieren.

Welche Vorteile hält der digitale Arbeitsplatz bereit?

Einfacher Zugang

Gerade im Hinblick auf moderne Arbeitsmodelle profitieren Arbeitnehmer von der Flexibilität des Digital Workplace, da er eine einfache Möglichkeit darstellt, aus dem Home-Office oder von unterwegs zu arbeiten.

Schnellere Informationen

Am digitalen Arbeitsplatz sind Informationen leichter zugänglich und können schnell und unkompliziert zwischen verschiedenen Akteuren ausgetauscht werden. Dadurch werden Prozesse und Workflows beschleunigt, und Mitarbeiter können effizienter arbeiten.

Einheitliche Plattform

Trotz individueller Benutzerflächen schafft der Arbeitsplatz 4.0 eine einheitliche Plattform und ersetzt Insellösungen einzelner Abteilungen. Die Möglichkeit zum transparenten Informationsaustausch und so dem Teilen des vorhandenen Wissens ist dabei für alle Mitarbeiter des Unternehmens gewährleistet.

Bessere Kommunikation

Durch die universelle Erreichbarkeit des Digital Workplace wird gleichzeitig eine bessere Kommunikation zwischen Kollegen gewährleistet, unabhängig, ob sich diese im Büro nebenan oder in einem anderen Land befinden.

Kostenersparnis

Bei der richtigen Umsetzung ist der innovative Arbeitsplatz nicht nur arbeits- sondern auch kosteneffizient. Denn es muss nicht mehr für jeden Mitarbeiter ein Arbeitsplatz samt Ausstattung bereitgehalten werden und auch die im Homeoffice verwendeten technischen Geräte sind oftmals kostengünstiger als eine komplette Desktop-Umgebung.

Welche Rahmenbedingungen sind dabei zu schaffen?

Klare Steuerung

Oftmals gehen die Erwartungen der einzelnen Unternehmensbereiche an den Digital Workplace stark auseinander. Zu individuelle Lösungen sind jedoch kontraproduktiv, weshalb eine zentrale Stelle bei der Umsetzung des digitalen Arbeitsplatzes federführend sein muss.

Mut

Bei der rasanten Geschwindigkeit, mit der neue digitale Lösungen geschaffen werden, ist Abwarten der falsche Ansatz. Stattdessen sollten Sie sich ausprobieren und so den optimalen Weg finden, den digitalen Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Dies kann oftmals durch eine IT-Konsolidierung geschehen. Hier liefert der Digital Workplace den Anstoß für eine Bündelung und Standardisierung der IT, was wiederum wirtschaftlicheres und sichereres Arbeiten ermöglicht.

Mitarbeiter abholen und einbinden

Der Mitarbeiter steht im Zentrum des Arbeitsplatzes 4.0 und sollte daher bei allen technischen Maßnahmen frühzeitig eingebunden und abgeholt werden. So kann er aktiv zur Lösungsfindung beitragen und sich auf Veränderungen vorzubereiten. Hilfreich ist hier zum Beispiel der Design Thinking Ansatz.

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Fazit

Der klassische Arbeitsplatz ist ein Auslaufmodell. Immer mehr innovative Unternehmen haben ihn bereits durch die digitale Lösung ersetzt und nutzen die genannten Vorteile für sich. Und nicht zuletzt um Ihre Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit zu gewährleisten, sollten auch auf Ihrer To-Do-Liste der Digital Workplace weit oben stehen.

Themen: Trends und Wissenswertes

Esther Gensrich

Autor: Esther Gensrich

Esther Gensrich ist seit 2003 für die MVV Energie Gruppe tätig. Dort verantwortet sie aktuell im Business Development das strategische Marketing für Geschäftskunden. Ihr Schwerpunkt liegt dabei auf der Entwicklung von zukunftsorientierten und digitalen Marketingkonzepten. T +49 621 290-1625 E-Mail e.gensrich@mvv.de

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