Sie haben Ihr Hotel gebucht, Ihre Koffer gepackt und stehen schon fast mit einem Bein im Flieger. Doch Vorfreude? Fehlanzeige! Denn diese wird oft überschattet von Stress, den die Urlaubsübergabe und der Wiedereinstieg mit sich bringen. Ihre Kollegen erwarten Überstunden und Sie oftmals ein heilloses Chaos, sobald Sie an Ihren Arbeitsplatz zurückkehren. Die Lösung? Eine gut geplante Urlaubsübergabe sowie weitere wertvolle Tipps, die Ihnen eine entspannte Rückkehr garantieren.
Die Mainzer Urlaubswissenschaftlerin Verena Haun hat sich unter anderem mit der Erholung von Arbeitsstress befasst. Sie gab dazu an, dass es sogar unerheblich ist, wie lange wir Urlaub machen. Der Erholungseffekt eines Kurztrips soll dem einer 6-wöchigen Trekking-Tour nahezu entsprechen. Denn zurück im Arbeitsalltag haben Arbeitnehmer den Arbeitsrhythmus in den meisten Fällen bereits nach zwei Tagen wieder komplett verinnerlicht. Grund genug, einige Tipps zu beherzigen, mit denen Sie diesen Effekt etwas länger herauszögern und relaxed wieder in den Alltag starten. Und das funktioniert umso besser, wenn Ihre Aufgaben während Ihrer Abwesenheit gut von Ihren Kollegen erledigt wurden.
Erholt starten – dank perfekter Urlaubsübergabe
Früh genug planen lohnt sich
Ein wichtiger Faktor, der sich auch auf die Erholung nach dem Urlaub auswirkt, ist die optimale Urlaubsübergabe zuvor. Sobald Ihr Urlaub feststeht, planen Sie eine Pufferzone für die Tage davor ein, in welcher Sie Termine und Deadlines vermeiden. Stattdessen räumen Sie Ihren Schreibtisch und Ihr E-Mail-Postfach auf und stellen wichtige Aufgaben fertig, um Ihren Kollegen die Vertretung zu erleichtern. Dazu ist es auch wichtig, neben Ihren Kollegen auch Ihre Kunden und Partner frühzeitig über Ihre Abwesenheit zu informieren, damit offene Fragen vor Ihrem Urlaub geklärt werden können. Für die Zeit des Urlaubs sollten Sie unbedingt eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Darin müssen der genaue Zeitraum des Urlaubs sowie die Kontaktdaten eines Ansprechpartners angegeben sein.
Müssen Sie als Führungskraft in Notfällen auch im Urlaub erreichbar sein, sollten Sie feste Zeiten festlegen, zu denen Sie für Ihre Kollegen erreichbar sind. So sind Sie nicht rund um die Uhr in Bereitschaft und können auch mal richtig abschalten.
Aufgaben richtig und rechtzeitig verteilen
Übergeben Sie Ihre Aufgaben an mehrere Kollegen und beachten Sie dabei deren Stärken, Schwächen und Kenntnisse. So halten Sie den Mehraufwand für jeden Kollegen möglichst gering. Außerdem sollten Sie so fair sein, nur dringende Aufgaben und das Tagesgeschäft zu delegieren, anstatt Ihre Kollegen Ihre unliebsamen Aufgaben ohne Dringlichkeit erledigen zu lassen.
Informieren Sie Ihre Kollegen frühzeitig über Ihren Urlaub und geben Sie Ihnen so die Chance, rechtzeitig offene Fragen zu klären. Dokumentieren Sie zudem über längere Zeit vor Ihrem Urlaub Sonderfälle oder Probleme, die bei Ihren Projekten aufgetreten sind. Auch Zugänge und Sicherheitsfragen zu Software und wichtigen Tools müssen unbedingt übergeben werden.
Letztendlich sollten Sie Ihren Kollegen die Vertretung so einfach wie möglich machen und für Sie Checklisten mit allen wichtigen Terminen und Aufgaben erstellen, die Sie mit Prioritäten versehen. Auch das genaue Erfassen von Arbeitsschritten kann hilfreich sein. Dazu gehört außerdem ein Ablageplan – analog oder digital. Bei Zweiterem sollten auch wichtige Dateipfade notiert werden.
Haben Sie Ihre Kollegen so optimal auf Ihre Abwesenheit vorbereitet, liegt es schließlich an Ihnen, Ihre Rückkehr so entspannt wie möglich zu gestalten.
Entspannt zurück in den Job
Lassen Sie es ruhig angehen
Den einen Tag noch in Griechenland, am nächsten wieder am Schreibtisch? Vermeiden Sie das. Denn so ist Ihre Entspannung schnell verflogen. Besser sind ein oder zwei Puffertage zuhause, an denen Sie Ihre Koffer auspacken und Ihren Kühlschrank auffüllen – so erledigen Sie eins nach dem anderen.
Außerdem sollten Sie Ihren ersten Arbeitstag wenn möglich nicht auf einen Montag und stattdessen besser auf einen Mittwoch oder Donnerstag legen. Gegen Ende der Woche sind Kollegen sowie Kunden in der Regel entspannter, denn für Sie alle ist bereits das Wochenende in Sicht.
Für den ersten Tag sollten Sie noch keine Termine vereinbaren und es stattdessen langsam angehen lassen. Besonders hilfreich kann dabei die Verlängerung der Abwesenheitsnotiz für einige Tage sein. Denn dann können Sie in Ruhe Liegengebliebenes aufarbeiten, das Sie am besten gleich zu Beginn in To-Do-Listen organisieren. Diese können Sie anschließend systematisch abarbeiten.
Aktive Pausen sind nach dem Urlaub noch wichtiger als sonst. Ein Gespräch mit den Kollegen oder ein Spaziergang eignen sich hier besonders gut. Und auch sonst gilt: Achten Sie auf Ihre Work-Life-Balance.
Der nächste Urlaub kommt bestimmt
Ob Foto, Souvenir oder Muschel – Urlaubserinnerungen helfen, sich auch im Arbeitsstress immer wieder an die Zeit zurückzuerinnern und so die Arbeit besser zu meistern.
Und außerdem gilt: Nach dem Urlaub ist vor dem Urlaub. Warum nicht also schon den nächsten planen? Und damit auch, was sich bei der nächsten Urlaubsübergabe verbessern ließe.
Fazit
Der Sommer und damit die beliebteste Urlaubszeit rücken näher. Vielleicht haben Sie Ihre Auszeit ja bereits gebucht? Diese können Sie in diesem Jahr so richtig genießen. Denn mit unseren Tipps ersparen Sie sich und Ihrer Urlaubsvertretung eine Menge Stress – vor, während und nach dem Urlaub.
