Wenn es um Ihr Zeitmanagement geht, helfen verschiedene Modelle weiter; eines der bekanntesten trägt den Namen „Pareto“. Neben diesem Artikel finden Sie in unserem Blog auch noch weitere Beiträge zum Thema Zeitmanagement. Im ersten Artikel haben wir Ihnen die verschiedenen Zeitmanagement Methoden vorgestellt und in einem Test konnten Sie herausfinden, welcher Zeittyp Sie sind. Im zweiten Artikel ging es um die Zeitplanung. Dort hatten Sie die Gelegenheit, Ihre Zeitverteilung- und Planungsgewohnheiten zu analysieren. Wenn Sie diese Vorschläge bereits umgesetzt haben, verfügen Sie schon über eine gute Zeitmanagement-Strategie. Jetzt ist also der ideale Zeitpunkt, genau diesen Aspekt zu vertiefen.
Das Paretoprinzip besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse einer Tätigkeit mit nur 20 Prozent des dafür insgesamt notwendigen Aufwands erreicht wird. Die verbleibenden 20 Prozent der Ergebnisse benötigen somit 80 Prozent des Aufwands und damit die meiste Arbeit und Zeit.
Ein Prinzip mit Geschichte
Der italienische Wissenschaftler Vilfredo Pareto untersuchte bei seiner Entdeckung um 1906 die Verteilung des Volksvermögens in Italien und fand dabei heraus, dass 80 Prozent des Kapitals bei nur rund 20 Prozent der italienischen Familien konzentriert war. Daraus folgerte er, dass die Banken sich doch lieber um die Kunden kümmern sollten, mit denen effizienter und mehr Profit zu machen sei. Das Pareto-Prinzip wurde danach zum Inbegriff für das Ungleichgewicht von Mitteleinsatz und Ertrag und seitdem auf viele Bereiche übertragen.
Verallgemeinert besagt es heute, dass sich viele Aufgaben mit einem geringen Mitteleinsatz erledigen lassen. 80 Prozent aller Probleme lassen sich in einem 20 prozentigen Zeitraum lösen. Es wird allerdings häufig kritiklos für eine Vielzahl von Problemen eingesetzt, ohne dass die Anwendbarkeit im Einzelfall belegt wird.
Steht Pareto automatisch für bessere Leistung?
Im Management wird Pareto oft so gedeutet, dass schon mit wenig Einsatz viel vom angepeilten Ergebnis erreichbar wird.
- Beispiel Vertrieb: Es gibt Unternehmen, in denen nur 20 Prozent der Verkäufer für 80 Prozent des Umsatzes verantwortlich sind.
- Beispiel Lagerhäuser: Nicht selten beanspruchen 20 Prozent der Produkte 80Prozent der Lagerfläche.
Eine Tatsache wird dabei gerne übersehen: Ein Projekt, das nur zu 80 Prozent gelöst ist, ist einfach noch nicht abgeschlossen. Die große Chance für effizienteres Arbeiten ist es nun, neue Ideen und Strukturen für die Bewältigung der restlichen, bisher ungelösten Probleme zu erarbeiten.
In meinem Beispiel aus dem Vertrieb bedeutet dies, ob nicht 80 Prozent des bisherigen Umsatzes ausreichend sind, wenn dafür im Gegenzug auch 80 Prozent vertriebliche Mitarbeiterkosten eingespart werden können. Oder aber, Sie analysieren, was Ihre Top-Verkäufer besser machen und schulen damit den Rest der Vertriebsmannschaft, so dass bei gleichem Mitteleinsatz noch bessere Umsatzziele erreicht werden.
Beim Beispiel Lagerhäuser stellt sich die Frage, ob eine Verkleinerung der Produktpalette möglich ist, um damit 80 Prozent der Kosten einzusparen. Vielleicht ist es für einen Maschinenbauer günstiger, wenn er seinen Kunden, die auf alte Ersatzteile angewiesen sind, einen vergünstigten Austausch ihrer Maschinen anbietet, was sich für ihn wiederum durch die Einsparungen bei den Lagerhaltungskosten amortisiert. Eine echte Win-Win-Situation für beide Seiten.
Jede Medaille hat zwei Seiten
Ins Zeitmanagement übertragen bleibt ein Aspekt gültig: Bei richtiger Prioritätensetzung lassen sich bereits mit nur 20 Prozent aller Bemühungen häufig schon 80 Prozent der Arbeit erledigen. Nicht selten passiert es, dass wir uns an falschen, weniger wichtigen Teilaufgaben verausgaben und so im eigentlichen Projekt keinen Schritt vorankommen.
Im Grunde geht es bei der 80-20-Regel also darum, sich auf die effizienten 20 Prozent einer Aufgabe zu konzentrieren, um die eigene Produktivität zu verbessern. Das heißt aber nicht, dass die anderen 80 Prozent generell verzichtbar wären. In jedem Job gibt es Aufgaben, die erledigt werden müssen, jedoch nicht sonderlich produktiv sind: E-Mails beantworten zum Beispiel. Aber deswegen darauf verzichten können wir nicht.
Fazit: Auf das wenig Beachtete achten
Pareto ist – pragmatisch betrachtet – die sinnvolle Einladung, einen Blick aufs Detail zu werfen. Michael Gartner, Harvard-Dozent und Pulitzer-Preisträger, hat es einmal entgegen der Norm formuliert und lieferte damit eine amüsante Interpretation: Er findet, dass es oft nur 20 Prozent „Müll“ im Job sind, die uns 80 Prozent des Spaßes an der Arbeit rauben. Seien es unproduktive Meetings, chaotische Chefs oder Kollegen. Aber es sind und bleiben eben nur 20 Prozent, die dadurch für Unzufriedenheit sorgen. Was zählt, sind doch letztlich die 80 Prozent „echte Leidenschaft“ beim Arbeiten.
Wer diesen Gedanken verfolgt, der konkretisiert auch, was ihm beim Arbeiten Spaß macht. Zudem lässt sich auf diesem gedanklichen Weg ausschließen, Pareto zum General-Prinzip zu machen. Denn: „nur 20 Prozent einer Sache erledigen und 80 Prozent Zufriedenheit schaffen“ – das lässt sich nicht auf alles anwenden.
Lesen Sie auch meinen Beitrag über die Ziele im Zeitmanagement. Denn auch eine richtige Zielsetzung im Zeitmanagement ist für den Erfolg wichtig.
