In meinem ersten Artikel zum Thema Zeitmanagement Methoden habe ich auf die Bedeutung der Zeittypen hingewiesen. Systemisch-analytisch oder kreativ-chaotisch – dank unserer Testvorlage konnten Sie sich sicherlich in einem der beiden Typen wiederfinden. In den meisten Lebensbereichen ergeben sich daraus Folgen für das persönliche Zeitmanagement. Lesen Sie hier, wie eine klare Planung mit Hilfe der richtigen Werkzeuge jedem Zeit-Typen hilft, seine Zeit besser zu nutzen.
Wo geht es hier zur Zeitplanung?
Erinnern Sie sich an die ALPEN-Methode? Ob polychron oder monochron, am Anfang einer vernünftigen Zeitplanung steht die Erfassung des Status Quo. Man könnte auch sagen: „Vor Überquerung der Alpen verschaffen Sie sich einen Überblick.“ Wie sieht es um Ihre aktuelle Zeitverteilung aus? Haben Sie Ihr Zeitkontingent sinnvoll aufgeteilt?
Zur Analyse einer persönlichen Momentaufnahme hilft eine einfache Gedankenübung. Sie basiert auf der simplen Tatsache, dass wir im Durchschnitt 12 Stunden mit Arbeit und der zugehörigen Logistik verbringen können.
Zeichnen Sie deshalb einen großen Kreis, am besten im Zentrum eines Notizblattes, wie das große Zifferblatt einer Uhr. Segmentieren Sie jetzt diesen Kreis mit Bereichen, die für Ihren täglichen Zeitaufwand stehen. Sie lesen pro Arbeitstag 2 Stunden E-Mails? Ein Tortenstück Ihres Kreises findet seinen Namen. Sie verbringen im Schnitt 3 Stunden mit Besprechungen und Meetings? Ein weiteres Segment ist definiert. Fahren Sie fort, bis Ihr Kreis zumindest annähernd gefüllt ist. Voilà! Ihr Tortendiagramm: Was nun vor Ihnen liegt ist die aktuelle Nutzung Ihres täglichen Zeitkontingentes.
Am Anfang steht die Analyse
Polychrone Zeit-Arbeiter können beim Blick auf Ihren Kreis schon mal verzweifeln. Und wenn es Ihnen generell schwerfällt, dieses Experiment abzuschließen, spricht das eindeutig für Ihre spontane Arbeitsstruktur als rechtshirnig, also als polychroner Zeit-Typ. Bleiben Sie dran. Es kann an dieser Stelle helfen, für jeden Arbeitstag einen eigenen Kreis zu zeichnen. Formen Sie entlang Ihrer nächsten Arbeitswoche ein persönliches Zeitfazit-Protokoll, indem Sie am Ende jeden Tages einen Arbeits-Kreis zeichnen. Es sei denn, Sie durchlaufen eine tägliche Ablaufroutine.
Monochrone Personen haben selten Probleme bei diesem Gedankenspiel. Ihr ohnehin schon ausgeprägter linkshirniger Sinn zum Planen und Überblicken lässt schnell sinnvolle Kategorien finden und erfüllt auch den Zweck einer realitätsnahen Einschätzung des Zeitaufwands. Das bewahrt aber nicht vor der finalen Frage, die sich beide Zeittypen abschließend stellen sollten: Bin ich mit dieser Verteilung wirklich zufrieden? Wer hier beherzt mit ‚Ja’ antwortet, bedarf nur noch einer Feinjustierung beim Zeitmanagement.
Sollten Sie mit der aktuellen Nutzung Ihrer Zeit unzufrieden sein, dann ist das der letzte Motivationsschub, um die bisherigen Planungsgewohnheiten einer gründlichen Inventur zu unterziehen.
Wie steht es um den Ablauf Ihrer Aufgaben? Als erstes sollten Sie die Strukturierung Ihrer Aufgaben genau betrachten – landläufig bekannt als „To-do-Liste“. Fragen Sie sich, welche Ihrer täglichen Aufgaben als feste Termine im Wochenablauf gekennzeichnet werden können. Das Gleiche gilt natürlich für sich wiederholende Termine im Monats- oder Quartalsverlauf, wie zum Beispiel ein Jour fixe. Nutzen Sie diese wiederkehrenden Zeiten als eben solche Fixpunkte. Sie bilden das Fundament Ihrer neuen Planungsweise.
Streichen Sie konsequent solche Fixtermine aus vorhandenen To-do-Listen. Sie gehören in Ihren Kalender, dem übergeordneten Gerüst jeder Zeitplanung. Monochrone Zeittypen haben meist ein bevorzugtes Kalendersystem. Viele von uns sind auch direkt in die Terminplanung des Unternehmens eingebunden. Termine erhalten wir online. Versuchen Sie die Zahl Ihrer Kalender zu begrenzen. Wenn Sie Papier bevorzugen, achten Sie vor allem auf Übersichtlichkeit. Sollten Sie Ihre Termine komplett digital verwalten, richten Sie Benachrichtigungen und Alarme so ein, dass Sie nicht von geplanten Aktivitäten ablenken. Nichts ist zeitraubender, als die sofortige Bearbeitung solcher Meldungen.
Auch To-dos brauchen Struktur
Wenn Sie das Gerüst Ihrer bereits verplanten Zeit erstellt haben, kommt es darauf an, neben der Auflistung Ihrer Aufgaben möglichst viel Parallelität zu ermöglichen. Denn was wir erreichen wollen, ist ein maximaler Planungsüberblick. Überlegen Sie deshalb, welche Kalenderansicht Ihnen am nützlichsten ist.
Polychronen Menschen kann man empfehlen, sich parallel einen gleichwertigen Überblick in den Bereichen der Tages-, Monats- und Wochenplanung zu verschaffen. Zumindest anfangs kann das helfen, die Zeiträuber über den Tag zu identifizieren und im größeren Rahmen durch konsequente Zeiplanung auszumerzen. Führen Sie dazu die Begriffe „Pufferzeiten“ und „Selbst-Termin“ ein, Aspekte, die auch den Rhythmus von monochronen Menschen verlangsamen.
Dass polychron Handelnde mehr Puffer brauchen als sie meist selbst annehmen, habe ich bereits erwähnt. Aber auch monochronen Typen helfen verlängerte Pufferzeiten dabei, Zeitbudgets auszugleichen oder Spontanes besser zu integrieren – und das, ohne den sonst gewohnten Stress. Außerdem werden spontane Prioritäten zu einer leichteren Aufgabe, wenn man als erstes die spontanen und neuen Aufgaben mit einer wohlorganisierten Planung abstimmen kann.
Der Termin mit sich selbst ist die Königsdisziplin
Ihr Monatsabschluss findet nie die Zeit, die er bräuchte? Konzentrierte Aufgaben werden in Ihrem Alltag zu oft unterbrochen? Gewöhnen Sie sich und andere an ein neues Ritual: Einen Termin, dessen Verlauf nur von Ihnen allein bestimmt wird.
Meist genügt es, betroffene Kollegen über diesen Termin zu informieren. Dabei sollten die Gründe ebenso offen liegen, wie die alternative Vorgehensweise: Klären Sie Kollegen und Mitarbeiter auf, dass die eindeutige, ununterbrochene Konzentration auf eine Aufgabe auch der späteren Zusammenarbeit nützt. Und durch die Einbindung dieses Termins in Ihren Kalender können Betroffene frühzeitig informiert werden.
Manchmal fällt es leichter diesen Termin mit einer Metapher zu belegen. So ist die „Stille Stunde“ ein geläufiger Ausdruck für dieses Zeitmanagement-Ritual. Manchem Zeittyp hilft es auch, diesen Termin an ein Pseudonym zu vergeben. Die Verabredung mit „Eddie McCleanup“ kann hier zum Beispiel das Leeren des Schreibtisches beflügeln.
Wer plant, darf kreativ sein
Wer seine To-do-Liste nicht vollständig in den Kalender übertragen kann oder sich in Kalendern nicht wiederfindet, der arbeitet vorrangig entlang verschiedener Projekte. Doch nur, weil verschiedene Projekte nicht in ein und dasselbe Zeitschema passen, bedeutet das nicht, dass der Planungsgedanke aufzugeben ist.
Fertigen Sie vielmehr Projektlisten an und weisen Sie Ihre Aufgaben direkt den passenden Kategorien zu. Dabei können Sie auch gleich überprüfen, ob sich Dinge überschneiden, d.h. ob die Aufgaben zeitgleich verlaufen und deshalb noch besser geplant sein müssen. Auch hier kann es – je nach Zeit-Typ – Sinn machen, diese Projektlisten in kürzeren und größeren Zeiträumen zu betrachten. Wenn sich der Abgabetermin für Ihr Projekt rechtzeitig zeigt und Sie regelmäßig erinnert, wird es auch leichter, ihm zuzuarbeiten.
Ein letzter Tipp: Haben Ihre Projekte oder Aufgaben häufig einen wiederkehrenden Charakter? Dann investieren Sie Zeit in Checklisten. Wer in seinem Businesskoffer immer eine Checkliste fürs Packen bereithält, erledigt diese Arbeit durchschnittlich viermal schneller als ohne Liste.
Mehr Übersicht, mehr Zeit
Der Wert gewonnener Übersicht durch Planung zeigt sich sehr schnell. Wagen Sie deshalb ein paar Experimente und bedenken Sie, dass Sie Ihr Zeitbudget konsequent besser nutzen wollen. Deshalb sollten Ihre Werkzeuge helfen und für Sie maßgeschneidert sein.
Die zielgerichtete und konsequente Erfassung von Aufgaben ist der erste Schritt, um mehr Zeit zu haben und die Zeit sinnvoll zu nutzen. Dabei ergeben sich auch neue Perspektiven auf die eigene Strategie beim Arbeiten, zum Beispiel durch das „Paretoprinzip“ oder durch die Erkenntnis um die größten Zeiträuber im eigenen Tagesablauf.
Sie konnten die bisherigen Vorschläge und Tipps bereits umsetzen? Dann ist es an der Zeit, Ihre Strategie zu verbessern. Lesen Sie hierzu meinen Artikel über das Pareto Prinzip im Zeitmanagement Alltag.
