Willkommen zum vierten Artikel über eines der Schlüsselthemen der modernen Arbeitswelt. Zunächst stellte ich die Typologie vor, ohne deren Kenntnis ein sinnvolles Zeitmanagement wenig Sinn macht und nur als starre Methodik empfunden wird. Sicher kennen Sie mittlerweile Ihren eigenen Zeittyp und dessen monochronen und polychronen Anteile. Im zweiten und dritten Teil dieser Reihe habe ich die Werkzeuge im Zeitmanagement aufgezeigt. Vielleicht hat sich dadurch Ihre Zeitplanung verändert und Sie haben sogar das Paretoprinzip für sich entdeckt. Heute soll es um einen weiteren Erfolgsfaktor gehen, der Grundlage für den erfolgreichen Umgang mit der Zeit ist: Die persönliche Zielbetrachtung.
Balanceakt ohne Stress
Zeitmanagement bedeutet vorrangig Effizienz in der Arbeit. Doch wer effizient arbeiten möchte, braucht auch Pausen zur Erholung und um Kraft zu sammeln. In diesen Pausen runden sich auch die Erfahrungen ab, die Zeitmanagement mit sich bringt. Denn ein Gefühl für die Zeit, für sich selbst und die eigenen Rhythmen zu gewinnen, ist eines der vorrangigsten Ziele. Das beste Managementder Zeit kann deshalb nichts bringen, wenn das Kräftemanagement schlecht aufgestellt ist. Woher aber die Kraft und Ausdauer für eine Methodik nehmen, wenn doch der Alltag schon überlastet scheint? Das schafft nur, wer den Wechsel zu dieser Methodik für sich schlüssig begründen kann. Ihr persönliches „Warum“ macht mehr als die Hälfte notwendiger Motivation aus. Im Zentrum effektiven Zeitmanagements steht deshalb das Management des Selbst: Seine Bedürfnisse, Anforderungen, Wünsche und Ziele zu kennen. Dabei sind die drei erstgenannten ein Ausdruck der Persönlichkeit. Selbst formulierte Ziele hingegen, können als die unentbehrliche Grundlage für die notwendige Motivation und Disziplin im Management Ihrer Zeit gelten.
Mehr Zeit! Was nun?
Am augenscheinlichsten wird die Wichtigkeit einer genauen Zieldefinition im Management der Zeit dann, wenn man sich die zentrale Frage stellt: Was fange ich mit der neu gewonnenen Zeit an? Sicher ist es möglich, aber auf Dauer unbefriedigend, die freigesetzten Kapazitäten durch zusätzliche Aufgaben oder spontane Prioritäten am Arbeitsplatz aufzubrauchen. Dieses vermeintliche Ziel ist im modernen Zeitmanagement nicht existent. Sinnvoll wird dieses Management dann, wenn es uns Zugang und Möglichkeiten eröffnet für das, was für uns als Persönlichkeit Sinn ergibt.
Mehr Sinn im Leben und beim Arbeiten
Das größte Manko im modernen Zeitmanagement Alltag fängt erfahrungsgemäß schon mit mangelhafter Beachtung unserer eigenen Persönlichkeit an. Normalerweise nutzen wir es nur, um Beruf und Privates besser integrieren zu können. Doch hier gerät eine entscheidende Komponente ins Hintertreffen: Die Zeit für uns. Natürlich ist eine stressfreie Bewältigung des Berufsalltags essentiell für die dauerhafte persönliche Leistungsfähigkeit. Und wir definieren das Privatleben als Ort des Ausgleichs, um für den Alltag Kraft zu tanken. Tatsache ist jedoch auch: In beiden Sphären haben wir es mit Verpflichtungen zu tun, seien es die Termine im Büro oder die Verabredungen am Wochenende.
Zeit hingegen, die nur uns gehört, die wir zur Betrachtung und Entwicklung unserer Persönlichkeit brauchen, in der wir Perspektiven entwickeln, um dem Dasein Sinn zu geben und uns selbst voranzubringen – diese Zeit findet in der Hektik des modernen Alltags immer seltener statt. Uns beschleicht eventuell irgendwann das Gefühl, das Leben verliere an Sinn.
Mehr Sinn Stiftendes ist Grundlage der persönlichen Zufriedenheit. Nutzen Sie einen Zugewinn an Zeit deshalb immer auch als Sprungbrett für Ihre eigene Entwicklung. Bedenken Sie die Dreiteilung unseres Zeitbedarfs. Denn Zeitmanagement ist die Planungsgrundlage für berufliche Verpflichtungen, private Aufgaben und persönliche Zufriedenheit. Glück empfinden wir, wenn alle drei Bereiche unserer Existenz für uns sinnvoll abgestimmt sind.
Sinnvoll planen, Sinnvolles erleben
Schon hier ließen sich drei einfache Verhaltensregeln ableiten, die als grundlegend gelten können und deshalb in jede persönliche Planung einfließen sollten:
- Tun Sie jeden Tag etwas, das Ihnen Freude bereitet.
- Tun Sie jeden Tag etwas, das Sie spürbar persönlichen Zielen näherbringt.
- Tun Sie jeden Tag etwas, das Ihnen einen Ausgleich zur Arbeit schafft.
Die Beherzigung dieser drei einfachen Anweisungen zieht nachhaltig mehr Energie und höhere Motivation nach sich.
Halten Sie persönlich die Integration dieser drei Aspekte für schwierig oder gar sinnlos, ist Ihr persönliches Zeitbild bereits beeinflusst. Darüber hinaus bleibt festzuhalten: Vielen fällt es schwer, eindeutige und gleichzeitig sinnvolle Ziele mit sich selbst zu vereinbaren.
Zielmanagement vor Zeitmanagement
Starten Sie bei der Zielformulierung mit einem Statement. Machen Sie sich klar, was genau Sie erreichen wollen. Definieren Sie den Ausgang Ihrer Aktion. Nur so zwingen Sie sich spezifisch zu sein.
Aus diesem Statement generieren sich Maßnahmen und diese bestehen aus Aufgaben, deren Erledigung Schritt für Schritt zum Ziel führen. Wichtig hierbei: Die Messbarkeit der Ergebnisse. Stellen Sie sicher, dass Sie immer wieder den Erfolg Ihrer Maßnahmen überprüfen, indem Sie ermessen, wie viel Ihrer Planung Sie bereits erreicht haben. In diesem Punkt gleicht Zielmanagement dem Projektmanagement.
Scheibchenweise appetitlich
Ebenso wichtig ist, dass Sie Ihre Aufgaben attraktiv gestalten. Das bedeutet nicht, dass es künftig keine unliebsamen Aufgaben mehr geben darf. Vielmehr könnten Sie das Unliebsame in kleine Mikroaufgaben aufteilen, die leichter fallen. Berühmt geworden ist dieses Vorgehen unter dem Stichwort Salamitaktik.
Vielen Stressgeplagten hilft auch, gerade unliebsame Aufgaben in einen Ablauf einzubetten, der für eine positive Einstimmung auf die Tätigkeit sorgt und hinterher mit einer beliebteren Tätigkeit oder einem Ritual zur Belohnung endet. Verwöhnen Sie sich mit einem Extra, wenn Ihnen der Abschluss von etwas Schwierigem gelungen ist.
Betrachten Sie auch die Risiken bei Ihrer Planung oder Ihrer Vorgehensweise. Nur so bleiben Ihre Ziele realistisch. Weder der Mangel an Ressourcen noch ein Überfluss an Idealismus helfen dabei, echte Veränderungen im Umgang mit der Zeit zu etablieren.
SMARTes Zeitmanagement
Wenn Sie schließlich alle oben genannten Aspekte bedacht haben, verankern Sie Ziele, Meilensteine und Etappenziele in Ihrem Terminkalender. Was Sie dann erreicht haben ist die Etablierung sogenannter SMARTer Ziele.
Auch wenn dieses Konzept seit über 20 Jahren Verbreitung findet, scheitern viele am persönlichen Zugang zu seiner Betrachtung. Aber ein Statement, dass Maßnahmen und Aufgaben definiert und dabei Risiken und Zeitbudget berücksichtigt, ist Grundlage jeder sinnvollen Nutzung aller Zeitmanagement-Methoden.
