1. Frühzeitige Planung
Sobald der Urlaub näher rückt, sollten Sie Ihre letzten Tage dementsprechend planen. Finalisieren Sie wichtige Aufgaben und beseitigen Sie das Chaos auf Ihrem Schreibtisch und in Ihrem E-Mail-Postfach. Das gelingt am besten, wenn Sie sich vorher einen Puffer eingerechnet haben, in dem Sie Deadlines und Termine vermeiden.
Entspannt in die letzte Arbeitswoche – dank frühzeitiger Planung.
2. Richtige Aufgabenverteilung
Bei der Verteilung Ihrer Aufgaben sollten Sie auf jeden Fall mehrere Kollegen mit ins Boot holen, so bleibt der Mehraufwand für jeden Einzelnen möglichst gering. Berücksichtigen Sie sowohl Stärken und Schwächen Ihrer Kollegen als auch, ob sie mit Ihren Aufgaben vielleicht bereits vertraut sind. Generell sollten Sie versuchen, nur das Tagesgeschäft zu delegieren sowie Aufgaben, die sich nicht aufschieben lassen. Kollegen im Urlaub Ihre unliebsamen Aufgaben erledigen zu lassen, die keine Dringlichkeit haben, ist dagegen nicht fair.
3. Plan B
Bei Punkt 2 mehrere Kollegen einzubeziehen, stellt nicht nur für die Kollegen, sondern auch für Sie einen Vorteil dar. Denn haben Sie all Ihre Aufgaben an nur einen Kollegen weitergegeben, herrscht oftmals Ahnungslosigkeit, sobald dieser krank wird. Wissen jedoch mehrere Kollegen Bescheid, welche Ihrer Aufgaben zu erledigen sind, kann das Tagesgeschäft auch im Krankheitsfall problemlos weiterlaufen.
Die richtige Verteilung der Aufgaben auf mehrere Schultern entlastet auch die Kollegen.
4. Eine gute Übergabe
Eine gute Übergabe beginnt bereits einige Wochen vor Ihrem Urlaub. Denn da sollten Sie Ihre Kollegen darüber informieren, wann Sie abwesend sein werden. So können offene Fragen frühzeitig geklärt werden. Außerdem kann es hilfreich sein, wenn Sie längere Zeit vor Ihrem Urlaub dokumentieren, welche Sonderfälle oder Probleme bei Ihren Projekten aufgetreten und wie Sie damit umgegangen sind. So haben Ihre Kollegen ein umfassendes Wissen über die ihnen übergebenen Projekte. Dazu gehören auch Zugänge und Sicherheitsfragen zu Tools und Software, z. B. zu Datenbanken, die für die Bearbeitung der Aufgaben von Relevanz sind.
5. Checklisten erstellen
Machen Sie es Ihren Kollegen so einfach wie möglich und halten Sie alle wichtigen Aufgaben und Termine in einer Checkliste fest. Prioritäten helfen Ihrer Vertretung, die Reihenfolge der Bearbeitung festzulegen. Auch das Notieren von Arbeitsschritten, die für Sie selbstverständlich sind, kann für andere hilfreich sein. Es gilt: lieber zu viel Information als zu wenig. Sie können außerdem darüber nachdenken, eine Checkliste für sich selbst für nach dem Urlaub zu erstellen. Denn dann denken Sie im Urlaub nicht ununterbrochen an die auf Sie zukommenden Aufgaben.
6. Abwesenheitsnotiz
Informieren Sie Kunden und Partner rechtzeitig über Ihre Abwesenheit, sodass diese noch die Möglichkeit haben, wichtige Fragen mit Ihnen zu klären. Für die Zeit Ihres Urlaubs sollten Sie zusätzlich unbedingt eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Diese muss den genauen Zeitraum enthalten sowie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer eines Ansprechpartners, der aufkommende Fragen in dieser Zeit für Sie beantwortet.
Wenn Sie als Führungskraft auch in Notfällen erreichbar sein müssen, legen Sie Zeiten fest, zu denen Ihre Kollegen Sie anrufen können. Denn auch in Ihrer Position muss das Handy im Urlaub nicht ständiger Begleiter sein.
Vereinbaren Sie feste Zeiten, in denen Sie für Ihre Kollegen erreichbar sind – dann kann das Handy auch mal Pause machen.
7. Ablageplan
Ob digital oder analog, ein Ablageplan hilft Ihrer Vertretung, wichtige Dokumente zu finden und auch wieder richtig abzulegen. So erwartet Sie bei Ihrer Rückkehr nicht das heillose Chaos. Notieren Sie wenn nötig Dateipfade, um Ihren Kollegen den Zugriff auf benötigte Dateien zu ermöglichen.