Tellerrand

14 Tipps für eine erholsame Urlaubszeit

Sommer 2018

Der Sommer ist noch nicht vorbei und vielleicht steht auch Ihr Urlaub noch aus. Oder planen Sie sogar schon Ihre nächste Reise? Während Sie jedoch im Urlaub entspannen, sieht das bei Ihren Kollegen oft anders aus. Denn eine unzureichende Urlaubsübergabe bedeutet oft vor allem eins: Überstunden und Stress. Und das nicht nur für Ihre Vertretung, sondern auch für Sie selbst, sobald Sie aus dem Urlaub zurückkommen. Wir haben Tipps für Sie gesammelt, wie die perfekte Urlaubsübergabe gelingt und wie Sie auch nach der Auszeit wieder relaxed in den Job starten.

... und so bleiben Sie auch nach dem Urlaub erholt

1. Übergangsphase

Sonntagabend aus dem Flieger, Montagmorgen zur Arbeit? Keine gute Idee. Denn ohne Übergangsphase ist die Entspannung schnell wieder dahin. Lieber sollten Sie ein, zwei Tage zuhause einplanen, die Sie zum Ankommen nutzen, bevor es wieder auf die Arbeit geht.
 
 
Flughafen
Raus aus dem Flieger, rein in den Arbeitsalltag – ohne Übergangsphase geht die Erholung schnell wieder flöten.
 
 

2. Pausen

Achten Sie am ersten Tag nach dem Urlaub noch mehr auf Pausen, als Sie es sonst tun. Gestalten Sie diese aktiv mit einem Spaziergang oder einem Gespräch mit den Kollegen. Erzählen Sie von Ihren Erlebnissen und lassen Sie sich auf den neusten Stand bringen. Das erleichtert den Einstieg. Und auf Ihre Work-Life-Balance sollten Sie auch unabhängig von Ihrem Urlaub Acht geben.
 

3. Es langsam angehen lassen

Je langsamer Sie wieder einsteigen, desto länger hält der Erholungseffekt an. Legen Sie sich auf den ersten Tag noch keine Termine und planen Sie ausreichend Zeit für Gespräche ein. Das funktioniert besonders gut, wenn Sie für externe Mails Ihre Abwesenheitsnotiz um einige Tage verlängern. So bleibt Ihnen genug Zeit für die Aufarbeitung dessen, was während Ihres Urlaubs liegen geblieben ist.
 

4. Urlaubserinnerungen

Es klingt einfach, kann aber einen großen Effekt haben. Wenn Sie ein Urlaubsfoto, eine Muschel oder ein Souvenir mit an Ihren Arbeitsplatz nehmen, erinnern Sie sich bei jedem Blick darauf wieder an den Urlaub. So verblassen die Urlaubserinnerungen nicht ganz so schnell.
 
 
Urlaubserinnerung
Geringer Aufwand – großer Effekt. So erhalten Sie sich lange die Erinnerung an einen schönen Urlaub.
 
 

5. Mitte der Woche beginnen

Wenn möglich, legen Sie Ihren ersten Arbeitstag auf einen Mittwoch oder Donnerstag anstatt klassisch auf einen Montag. So ist das Wochenende und damit die nächste Auszeit schon wieder in Sicht. Und auch Kunden und Kollegen sind gegen Ende der Woche entspannter.
 

6. To-do-Listen

Je nachdem, wie gut Ihre Kollegen Sie vertreten haben, wartet einiges an­­­ Arbeit auf Sie, wenn Sie zurückkommen. Verschaffen Sie sich einen Überblick, sortieren Sie anstehende Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit auf einer To-do-Liste und arbeiten Sie sie systematisch ab. So kehrt schnell wieder Ordnung ein.
 

7. Nach dem Urlaub ist vor dem Urlaub

Die Zeit nach dem Urlaub sollten Sie nutzen, die Vertretung zu reflektieren und Verbesserungsmöglichkeiten für das nächste Mal auszuloten.
 
Und da Vorfreude bekanntlich die schönste Freude ist, machen Sie sich nach dem Urlaub doch einfach schon Gedanken über Ihr nächstes Reiseziel.

Fazit

Entspannung im Urlaub ist mit dem richtigen Reiseziel schnell garantiert. Aber dass das auch für die Zeit vor und nach dem Urlaub sowie während Ihrer Abwesenheit für Ihre Kollegen gilt, ist nicht selbstverständlich. Die richtige Urlaubsübergabe sowie einige Maßnahmen können jedoch Wunder bewirken – testen Sie es beim nächsten Urlaub doch einfach einmal aus!

So gelingt die Urlaubsübergabe

1. Frühzeitige Planung

Sobald der Urlaub näher rückt, sollten Sie Ihre letzten Tage dementsprechend planen. Finalisieren Sie wichtige Aufgaben und beseitigen Sie das Chaos auf Ihrem Schreibtisch und in Ihrem E-Mail-Postfach. Das gelingt am besten, wenn Sie sich vorher einen Puffer eingerechnet haben, in dem Sie Deadlines und Termine vermeiden.
 
 
letzte Arbeitswoche
Entspannt in die letzte Arbeitswoche – dank frühzeitiger Planung.
 
 

2. Richtige Aufgabenverteilung

Bei der Verteilung Ihrer Aufgaben sollten Sie auf jeden Fall mehrere Kollegen mit ins Boot holen, so bleibt der Mehraufwand für jeden Einzelnen möglichst gering. Berücksichtigen Sie sowohl Stärken und Schwächen Ihrer Kollegen als auch, ob sie mit Ihren Aufgaben vielleicht bereits vertraut sind. Generell sollten Sie versuchen, nur das Tagesgeschäft zu delegieren sowie Aufgaben, die sich nicht aufschieben lassen. Kollegen im Urlaub Ihre unliebsamen Aufgaben erledigen zu lassen, die keine Dringlichkeit haben, ist dagegen nicht fair.
 

3. Plan B

Bei Punkt 2 mehrere Kollegen einzubeziehen, stellt nicht nur für die Kollegen, sondern auch für Sie einen Vorteil dar. Denn haben Sie all Ihre Aufgaben an nur einen Kollegen weitergegeben, herrscht oftmals Ahnungslosigkeit, sobald dieser krank wird. Wissen jedoch mehrere Kollegen Bescheid, welche Ihrer Aufgaben zu erledigen sind, kann das Tagesgeschäft auch im Krankheitsfall problemlos weiterlaufen.
 
 
Urlaubsübergabe
Die richtige Verteilung der Aufgaben auf mehrere Schultern entlastet auch die Kollegen.
 
 

4. Eine gute Übergabe

Eine gute Übergabe beginnt bereits einige Wochen vor Ihrem Urlaub. Denn da sollten Sie Ihre Kollegen darüber informieren, wann Sie abwesend sein werden. So können offene Fragen frühzeitig geklärt werden. Außerdem kann es hilfreich sein, wenn Sie längere Zeit vor Ihrem Urlaub dokumentieren, welche Sonderfälle oder Probleme bei Ihren Projekten aufgetreten und wie Sie damit umgegangen sind. So haben Ihre Kollegen ein umfassendes Wissen über die ihnen übergebenen Projekte. Dazu gehören auch Zugänge und Sicherheitsfragen zu Tools und Software, z. B. zu Datenbanken, die für die Bearbeitung der Aufgaben von Relevanz sind.
 

5. Checklisten erstellen

Machen Sie es Ihren Kollegen so einfach wie möglich und halten Sie alle wichtigen Aufgaben und Termine in einer Checkliste fest. Prioritäten helfen Ihrer Vertretung, die Reihenfolge der Bearbeitung festzulegen. Auch das Notieren von Arbeitsschritten, die für Sie selbstverständlich sind, kann für andere hilfreich sein. Es gilt: lieber zu viel Information als zu wenig. Sie können außerdem darüber nachdenken, eine Checkliste für sich selbst für nach dem Urlaub zu erstellen. Denn dann denken Sie im Urlaub nicht ununterbrochen an die auf Sie zukommenden Aufgaben.
 

6. Abwesenheitsnotiz

Informieren Sie Kunden und Partner rechtzeitig über Ihre Abwesenheit, sodass diese noch die Möglichkeit haben, wichtige Fragen mit Ihnen zu klären. Für die Zeit Ihres Urlaubs sollten Sie zusätzlich unbedingt eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Diese muss den genauen Zeitraum enthalten sowie Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer eines Ansprechpartners, der aufkommende Fragen in dieser Zeit für Sie beantwortet.
 
Wenn Sie als Führungskraft auch in Notfällen erreichbar sein müssen, legen Sie Zeiten fest, zu denen Ihre Kollegen Sie anrufen können. Denn auch in Ihrer Position muss das Handy im Urlaub nicht ständiger Begleiter sein.
 
 
Erreichbarkeit
Vereinbaren Sie feste Zeiten, in denen Sie für Ihre Kollegen erreichbar sind – dann kann das Handy auch mal Pause machen.
 
 

7. Ablageplan

Ob digital oder analog, ein Ablageplan hilft Ihrer Vertretung, wichtige Dokumente zu finden und auch wieder richtig abzulegen. So erwartet Sie bei Ihrer Rückkehr nicht das heillose Chaos. Notieren Sie wenn nötig Dateipfade, um Ihren Kollegen den Zugriff auf benötigte Dateien zu ermöglichen.
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