Tipps für ein erfolgreiches Risikomanagement im Fuhrpark

Was bedeutet Risikomanagement im Fuhrpark?

Unter Risikomanagement versteht man die Messung und Steuerung aller betriebswirtschaftlichen Risiken – und zwar unternehmensweit. Als Risiken werden dabei all solche Gefahren und Unsicherheiten gesehen, welche den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens gefährden. Aus diesem Grund sollte auch jeder Fuhrparkleiter ein gezieltes Risk-Management durchführen.

Vorteile des Risikomanagements im Fuhrpark

Was haben nun der Fuhrparkmanager und sein Arbeitgeber von einem systematischen Risikomanagement? Natürlich steht an erster Stelle die Sicherheit im Straßenverkehr. Aber auch der Schutz vor rechtlichen Problemen und Kostenersparnisse sind für Unternehmen nicht unerheblich.

Risikomanagement im Fuhrpark hat das Ziel, die Schaden- und Unfallquote und die damit verbundenen Aufwendungen zu senken. In der Folge werden dadurch nicht nur die direkten Kosten, wie z.B. für die Instandhaltung, sondern auch indirekte Kosten für administrative Mehrarbeit im eigenen Unternehmen gesenkt. Über eine langfristige Gesamtkostenstabilität freut sich darüber hinaus auch das Controlling.

Auch für die Versicherung spielen Schäden und Unfälle eine zentrale Rolle: Ist Ihre Schaden- und Unfallquote hoch, so zahlen Sie höhere Beiträge oder Selbstbeteiligungen. Ist sie jedoch niedrig und weitestgehend stabil, so profitiert Ihr Einkauf von einer guten Verhandlungsgrundlage im Gespräch mit der Versicherung.

Analyse: Nach dem Unfall ist vor dem Unfall

Ein effizientes Risikomanagement basiert auf einer gründlichen Analyse. Nur so können Fuhrparkmanager aus einem Schaden die richtigen Lehren ziehen. Die Prüfung der Unfallursachen und Schadensorte zeigen möglicherweise Muster auf und geben damit Auskunft über Verbesserungspotenziale. Wichtig ist dabei, dass Sie am Ball bleiben – je mehr Informationen Sie haben, desto klarer können Sie das Profil der Schäden nachzeichnen. Allein aus Daten wie Wochentag, Uhrzeit und Wetter lassen sich viele Erkenntnisse gewinnen.

Stellen wir uns beispielsweise vor, die Auffahrunfälle steigen mit einem bestimmten Fahrzeugmodell bei Regen auffällig an. In diesem Fall könnte es sein, dass der Dienstwagen bei schlechtem Wetter nicht die erwartete Bremsleistung entwickelt. Risikomanagement kann hier dann bedeuten, das Auto aus der Zulassung für die Flotte zu streichen.

Aber auch Fahrer und Mitarbeiter sind wesentliche Faktoren im Risikomanagement, da in vielen Fällen keine technischen Defekte oder das Wetter ausschlaggebend sind, sondern die Fahrer selbst. Unaufmerksamkeit (z.B. Smartphone), Fahrunfähigkeit (z.B. Medikamente), zu wenig Abstand oder zu schnelles Fahren sind einige Gründe dafür. Hier ist die Analysefähigkeit der Fuhrparkmanager besonders gefragt.

Sitzt ein Außendienstmitarbeiter beispielsweise 140 Stunden im Monat am Steuer, dann sollten Ihre Alarmglocken läuten. Vielleicht sorgen schlechte Zahlen im Vertrieb für Stress und Druck. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, den Terminkalender des Mitarbeiters zu prüfen oder die Tourenplanung zu optimieren. Sie sehen, dass Sie durchaus auch mal querdenken müssen.

In manchen Fällen kann die Ursache für Auffälligkeiten auch im privaten Umfeld liegen. Generell gilt es also, ein gewisses Fingerspitzengefühl an den Tag zu legen und Ihren Gegenüber im Unfallanalysegespräch stets mit Wertschätzung und Respekt zu behandeln.

Tipps für Fuhrparkmanager:

• Suchen Sie stets nach den Ursachen für einen Unfall.
• Schauen Sie nach Synergien und Mustern.
• Bleiben Sie immer am Ball.
• Denken Sie auch mal quer.
• Gehen Sie in die persönliche Ansprache (Unfallanalysegespräch).

Präventive Maßnahmen

In der Präventionsarbeit gibt es zwei Ansatzpunkte: die Technik und der Fahrer.

Technische Anforderungen an die Flottenfahrzeuge

Bereits beim Kauf der Flottenfahrzeuge beginnt das Risikomanagement. So sollten etwa Einparkhilfen zur Standardausrüstung in jedem Firmenfahrzeug gehören, um Parkschäden zu vermeiden. Weitere sinnvolle Fahrassistenzsysteme sind unter anderem Spurhalteassistenten und Kollisions- oder Müdigkeitswarner.

Das größte Potenzial liegt bei den Fahrern und Mitarbeitern

Nach wie vor haben den größten Einfluss auf die Schäden Ihre Fahrer und Mitarbeiter. Daher gelten Schulungen, Nutzereinschränkungen und Anreizsysteme als wichtige Bestandteile des Risikomanagements im Fuhrpark.

Mit folgenden Tipps können Sie Ihre Fahrer in die richtige Richtung steuern, um die Unfall- und Schadensquote zu senken:

• Definition von klaren Regeln für den Schadensfall
• Schriftliche Dokumentation der Rechte und Pflichten bei grober/leichter Fahrlässigkeit
• Regelmäßige Sicherheitsunterweisungen (z.B. zum Thema Ladungssicherheit)
• Regelmäßige Fahrertrainings als Vorsichtsmaßnahme
• Einführung von Bonussystemen bei schadenfreiem Fahren
• Selbstbeteiligung der Dienstwagenfahrer

Und zu guter Letzt: Sensibilisieren Sie die Mitarbeiter dafür, dass selbst kleine Schäden zu beachtlichen Summen anwachsen können, die das Unternehmen belasten. Dazu zählen z.B. die Selbstbeteiligung in der Teil- oder Vollkaskoversicherung, Mietwagenkosten, höhere Versicherungsbeiträge durch Rückstufung sowie indirekte Kosten wie Arbeitszeitverlust oder eine Wertminderung des Dienstwagens.

Fazit und Ausblick

Das Risikomanagement im Fuhrpark ist eine umfassende Aufgabe. Es gilt, die Ursachen eines Unfalls mit dem Dienstwagen zu analysieren – und zwar sorgfältig und regelmäßig. Denn eine über mehrere Jahre zurückreichende Analyse schafft ein klares Bild über Beschädigungen an Fahrzeug ein sowie deren Häufigkeit und Ursachen. In einem zweiten Schritt kommt es darauf an, Verbesserungspotenziale zu nutzen und präventive Maßnahmen einzuleiten. Letztere setzen sowohl bei der Technik als auch beim Menschen an. Aufklärungsarbeit, Fahrertrainings oder die Einführung von Bonusheften sind dabei nur Teile des Gesamtkonzepts.

Auch die Digitalisierung bietet viele Chancen für das Flottenmanagement. Sie hilft, Prozesse weiter zu optimieren und die Durchlaufzeit im Schadenmanagement zu verringern. Ein Blick in die Zukunft zeigt außerdem zwei neue Herausforderungen für das Risikomanagement im Fuhrpark: selbstfahrende Autos und Elektromobilität. Es bleibt also spannend.