Mit zunehmendem Wettbewerb und Innovationsbedarf steigt auch der Kostendruck in Unternehmen. Daher werden verstärkt Möglichkeiten zu Kosteneinsparungen gesucht – auch im Flottenmanagement. Die Digitalisierung von Prozessen hilft, Ineffizienzen im Fuhrparkmanagement zu beseitigen: eine passende Fuhrparkmanagement-Software macht Ihren Fuhrpark transparenter, zeigt Einsparpotenziale auf und entlastet den Flottenmanager.
Anforderungen an das Flottenmanagement
Ein zukunftsorientiertes Fuhrparkmanagement umfasst die Planung und Steuerung der Mobilität eines Unternehmens – von der Verwaltung einzelner Firmenfahrzeuge bis zur Organisation einer gesamten Fahrzeugflotte. Effizientes Fuhrparkmanagement setzt voraus, dass Verantwortliche mit den Mobilitätsanforderungen des Unternehmens vertraut sind und durch die richtige Software bei der Strukturierung und Verwaltung von Prozessen sowie bei der Einhaltung gültiger Rechtsgrundlagen unterstützt werden.
Flottenmanagement-Software-Tools bieten eine Übersicht über Ihre Fahrzeuge und optimieren Ihren Fuhrpark. Sie ermöglichen die Verwaltung, Wartung und Abrechnung von Fahrzeugen und Flotten.
Was muss eine gute Fuhrparkmanagement-Software können?
Es ist wichtig zu wissen, welche Funktionen eine Fuhrpark-Software abdeckt und welche davon benötigt werden. Eine Checkliste soll Ihnen helfen, die wichtigsten Kriterien zu beachten. Folgende Funktionen sind nützlich:
Bereich Verwaltung
- Ablage von Dokumenten wie gescannte Kaufverträge, Rechnungen, Fahrzeugpapiere und TÜV-Zertifikate
- Anlage und Konfiguration von Fahrzeugen, am besten mit Auswahllisten.
- Verknüpfung von Personen- bzw. Fahrerverwaltung mit dem Personenverzeichnis des Unternehmens
- Schnittstellen für andere Bereiche im Unternehmen oder frei programmierbare Schnittstellen
- Verwaltung von Verträgen wie Versicherungs- oder Leasingverträge
- Protokollierung von Schäden, Ordnungswidrigkeiten und Mängeln
- Möglichkeiten zur Tourenplanung
- Umfassende Analysefunktionen, beispielsweise die Ermittlung und Bewertung der Leistungsdaten der Fahrzeuge
Rechnungen, Kosten und Termine
- Anzeigen und Speichern detaillierter Rechnungsinformationen
- Auswertungen von Tank-, Reparatur- und anderer Kosten
- Import-Schnittstellen für die gängigen Tankkarten
- Klare Darstellung von Schadensakten, welche die Abwicklung, Unfalldaten und Analysen der Schäden aufzeigen
- Übersichten, welche Fahrzeuge, wann repariert wurden
- Darstellung des Reifenmanagements für den gesamten Fuhrpark
- Überblick aller wichtigen Termine (Reifenwechsel, Verfallsdatum Verbandskasten, TÜV fällig, etc.). Eine Erinnerungsfunktion via Mail unterstützt bei der Einhaltung
Führerscheine
- Verwaltung der Führerscheinklassen und -gültigkeit aller potenziellen Fahrer
- Elektronische Führerscheinkontrolle (z. B. mittels LapID)
- Ablage von Führerscheinkopien und anderen Dokumente in Verbindung mit dem jeweiligen Fahrer
- Analysen des Fahrverhaltens der Mitarbeiter
Reservierung und Leasing von Fahrzeugen
- Einfache und schnelle Reservierung von Fahrzeugen inklusive zusätzlicher Eigenschaften, wie beispielsweise die Unterscheidung "dienstlich oder privat"
- Eine Fahrtenbuchfunktion ist notwendig, um Fahrleistungen nachzuvollziehen
- Darstellung der Position des Mitarbeiters unterstützt bei der Neuauswahl eines Firmenwagens damit nur bestimmte Fahrzeugklassen zur Verfügung stehen
Mit Testversionen einen ersten Eindruck gewinnen
Viele Anbieter bieten kostenlose Demoversionen ihrer Fuhrparkverwaltungs-Software an, um auf eine gewisse Benutzerfreundlichkeit aufmerksam zu machen. So bieten beispielsweise die Unternehmen
- Avrios (https://www.avrios.com/)
- Fleetio (https://www.fleetio.com/)
- Whip Around (https://www.whip-around.com/)
kostenlose Testversionen ihrer Fuhrparkmanagement-Software an.
Auch können Sie sich mit kurzen Info-Videos erste Anregungen holen:
https://www.getapp.de/software/105609/whip-around
Hier können Sie ein Video (1:44 min, englisch) anschauen.
Fazit
Unabhängig von der Größe der Fahrzeugflotte ist ein Fuhrpark in jeder Organisation ein ernstzunehmender Kostenfaktor – mit entsprechendem administrativem Aufwand. Um Prozessabläufe zu vereinfachen und Kosten einzusparen, empfiehlt sich eine passende Fuhrparkmanagement Software. Diese ermöglicht eine effiziente Planung, Verwaltung und Analyse Ihrer Fahrzeugflotte. Unsere Checkliste hilft bei der Auswahl.
Interessieren Sie sich auch für das Thema E-Mobility in Ihrer Flotte? Dann lesen Sie auch meinen Beitrag darüber, warum sich eine elektrische Firmenflotte jetzt schon lohnt.
